Érintetlen papírhalmok helyett élő adatbázisok

A tapasztalat drága, nem mehet veszendőbe. Az építőipari cégeknél egy-egy projekt során rengeteg tapasztalat gyűlik össze: nagy mennyiségű és sokféle információ a partnerekről, az árakról, minőségről, mennyiségről, határidőkről, feltételekről, az építkezéseken és a háttérben zajló munkafolyamatokról.

Mindennek van írásos lenyomata papíron vagy elektronikus formában, a legfontosabb dokumentumokat pedig kötelező megőrizni. Egy-egy nagyobb beruházás dokumentációja egész szobákat tölt meg, ám ezek a fizikai irattárak nem sok mindenre jók azon túl, hogy valahol tartalmazzák a dokumentumot, amire egyszer még szükség lehet.

A digitális irattárazás viszont új perspektívát nyit, amit a legmodernebb cégek már felismertek.

Ezeknél a vállalatoknál olyan dokumentumkezelő rendszert használnak, ami a napi működés során jól használható, tematikus dokumentumtárakat (pl. számlatárat, szerződéstárat) hoz létre, a projekt végeztével pedig gyorsan visszakereshető, elektronikus projektdokumentációt hagy hátra.

 

Ha nem csak gyűlik az adat, de használható is…

Az építőipari big data használatára, a nagy méretű és komplex adatállományok feldolgozására ad lehetőséget a DMS One rendszere. A dokumentumkezelő szoftverre “mindenesként” tekintenek az építőipari cégeknél.

Mivel megfelelő jogosultságkezeléssel sokan hozzáférnek, a legtöbb folyamatnál használják is segédletként: előveszik az ártárgyalásokra készülve, az ajánlatok értékelésénél, a projektek beárazásánál, illetve ha gyorsan kell valamilyen szerződéses adat, szállítói információ. Minden szinten könnyebb a döntéshozatal, ha minden információt megadnak az elektronikus iratadatbázisok.

 

Egyszer pont az kell majd, amit már elfelejtettek

A lezárt projektek dokumentációi a DMS One rendszerével egyszerűen irattározhatók. Az elektronikus irattárak fenntartása olcsó, helyet és papírt nem igényel ez a mód. Nem utolsó szempont a visszakereshetőség, ami a fizikai irattáraknál csaknem megoldhatatlan. Pedig senkinek nem lehet kétsége afelől, hogy egy jelentős beruházásokon dolgozó vállalatnál akár tíz év elteltével is nagyon sok múlhat azon, hogy megvan-e egy projekttel kapcsolatos levelezés vagy nincs.

A további információkért keresse fel honlapunkat!