Itt egy megoldás, ha célratörő projektvezetés kell

A költségcsökkentő megoldásokat keresik azok a cégek, ahol a jelenlegi építőipari körülmények miatt sok a kilátástalanná vált projekt. Nem elég a jobb építési technológiákat meghonosítani, az irodákban is van fejlesztenivaló. Hatékony projektvezetésre, gyors döntésekre van szükség.

Amikor hónapról hónapra drágulnak az alapanyagok, nincs idő arra, hogy az építkezések előkészítésénél vagy lebonyolításánál papírhalmokkal bíbelődjenek. Villámgyors és megingathatatlan számlaigazoltatásra van szükség, ahol minden számla a helyén van, egymásra mutogatás pedig nincs.

Az időpazarló és felesleges kavarodásokkal teli e-mail-es szerződésjóváhagyástól is érdemes megszabadulni. A papíralapú projektdokumentációk ideje ugyancsak lejárt, ezek raktározása túl költséges, az információk visszakeresését pedig bonyolulttá teszi a fizikai irattár. Ezekre a problémákra az elektronikus dokumentumkezelés jelenti megoldást, ami átfogóan csökkenti az adminisztrációra szánt időt.

 

Nincs idő a cégkapura, de nem is kell

A kötelező cég kapuhasználat az egyik olyan napi művelet, amin sok adminisztrációs munkaórát takaríthatnak meg a cégek. A cégkapu alapesetben egy webes felület, ahová az illetékes belép, hogy elküldje vagy letöltse a közhivatali ügyintézéssel kapcsolatos üzeneteket, űrlapokat, csatolmányokat. Sok cég nyúl felkészületlenül ehhez a felülethez, majd azzal szembesül, hogy nehézkes a nagy mennyiségben, különböző kollégáknak címzett dokumentumok kezelése.

Az egyetlen megoldás a szoftveres, gépi interfészes cégkapu használat, ami a beállítás után teljesen automatikus. A DMS One Zrt. fejleszt olyan dokumentumkezelő rendszereket, amelyek gépi cégkapus kapcsolattal dolgoznak. Azoknál a cégeknél, ahol ilyen dokumentumkezelőt használnak, már meg sem nyitják a webes cégkapu felületet. A DMS One rendszere teljesen automatikusan végzi a kapun keresztül haladó üzenetekkel, vevényekkel és igazolásokkal kapcsolatos feladatokat, és annak a munkatársnak továbbítja az adott üzenetet, akinek dolga van vele.

 

Ahol van DMS One rendszer, ott az a projektmenedzsment legfőbb támogatója

Az egyik jelentős út- és vasútépítéssel foglalkozó holdingnál a dokumentumkezelő szoftver segítségével létrehozták a döntéshozatalt támogató adatbázisokat.  Az elektronikus számlatár például jó a forgalmi adatok, egységárak visszakeresésére, ezt használják az ártárgyalásokra készülve és a projektek beárazásánál is.

Ugyanígy szerződéstár vagy más tematikus dokumentumtár, akár teljes elektronikus projektdokumentáció létrehozására is lehetőséget ad a szoftver, megkönnyítve a kötelező iratraktározást. Az anyagokhoz workflow sablonokat lehet készíteni a DMS One rendszereiben.

A szoftver így egymás után fűzi a szükséges lépéseket (pl. szerződésjóváhagyásnál), és mindig annak adja a dokumentumot, akinek dolga van azzal. A gyors számlaigazoltatás is így valósul meg, a lépés anyagi hozadéka pedig egyértelmű: nem áll meg a munka, ha sürgősen kell pótolni egy olyan építőanyagot, amit csak fizetés után szállítanak.

A DMS One rendszere mindenhol megjelenik, ahol dokumentum, vagy dokumentumokkal kapcsolatos munka van. Saját felületén teszi elérhetővé az elektronikus aláírási szolgáltatásokat, beépül az MS Office csomagba és összehangoltan működik a gyakran használt vállalatirányítási, pénzügyi rendszerekkel, egyéb szakrendszerekkel.

“Tapasztalataink szerint minden iparág más-más dokumentumkezelési problémával küzd. Kiterjedt referenciaállományunknak köszönhetően az elmúlt 15 évben jelentős tapasztalatra tettünk szert az építő-, gyártó- és szolgáltatóiparban” - mondta Varga László, a DMS One Zrt. szakmai igazgatója. Az igazgató szerint az elektronikus dokumentumkezelés értéket teremt azzal, hogy tisztázza a felelősségi köröket, rendbe teszi a munkafolyamatokat, segít gyors döntéseket hozni, végső soron tehát egy célratörő projektvezetést tesz lehetővé.

További információért ide kattintva látogasson el a DMS ONE honlapjára.