Saját fejlesztéssel jutott a Lexus szintjére ez a magyar építőipari cég

„Jó volt együtt dolgozni, jó érzés visszagondolni erre a kivitelezésre” – a magyar építőipar elképesztő leterheltségében nem könnyű elképzelni egy ilyen nagyberuházást, mégis van egy magyar cég, mely jelentős lépeseket tett ebben az irányban. A Spányi Partners Zrt. egy olyan egyedi fejlesztést hozott létre az elmúlt tíz évben, ami kuriózumnak számít a hazai projektmenedzseri piacon.

„A Spányi Projekt Portál (SPP) egy komplett mérnök tanácsadási rendszer, amit lépésről lépésre fejlesztünk 2008 óta”

– árulja el Lengyel Balázs, a cég projektmenedzsere, egyben társtulajdonosa.

Hogyan lehetne gyorsabban és pontosabban?

A cég fő tevékenysége során egy-egy nagy projekt összehangolását végzi a beruházók számára. Jelentős fejlesztésekben vállalnak főszerepet: többek közt a BOSCH hatvani logisztikai központjának, az Accor szállodacsoport szinte összes épületének, a Budapart beruházás irodaházainak lebonyolítását, illetve műszaki ellenőrzését biztosítják/biztosították.

A 27 éves múlttal bíró vállalat a korai tervezési szakasztól a kivitelezésen át a garanciális időszak lezárásáig menedzseli a beruházásokat, rengeteg részfeladatot ellátva. A projektmenedzser rámutat, ezeket a feladatokat egy-egy piaci szereplő jó esetben külön eszközökkel oldja meg, rossz esetben Wordben, Excelben dolgozik. „Egy-egy projektre esetleg külön vesznek egy tervkezelőt, egy hibalistakezelőt, vagy épp jegyzőkönyvkezelő rendszert” – magyarázza a szakember. „Ezek remekül megoldanak egy-egy részterületet, de mindegyikért külön kell fizetni, és külön kell jogosultságot adni, és külön-külön kell karbantartani egy-egy projekten.”

Arra az alapgondolatra is kitér, ami tíz évvel ezelőtt beindította a fejlesztést. „Megnéztük milyen tevékenységekkel foglalkozunk a mérnök tanácsadásban, és ezek közül melyiket lehet jobbá, gyorsabbá, pontosabbá tenni egy szoftveres támogatással. Mindegyik tevékenységhez írtunk egy saját alkalmazást, és ezeknek a gyűjtője lett az SPP.”
 

Nyugi, menni fog, ne vedd elő újra az Excelt!

A fejlesztést elindító beruházás mérete jelezte a cég elkötelezettségét: a rendszer kialakításához ugyanis 2008-ban öt fiatal informatikai fejlesztőt vettek fel. Az első két év az útkeresésről szólt: „Kértünk valamit, megpróbálták összerakni, aztán azt mondták, hogy lehet vagy nem lehet. Utóbbiba nem igazán tud belenyugodni egy mérnök, akár a kivitelező, akár az informatikus mondja neki. Így kitartottunk, és végül összecsiszolódott egy számunkra is elfogadható eredmény.”

Az új rendszer bevezetése is óriási kihívásokkal járt. „A végeredményhez kőkemény munka kellett, mert a hibák élesben jöttek ki, és miközben javítottuk ezeket, már teljesítenünk is kellett. Nem egy esetben hajnalig javítottunk egy hibát, és el kellett hitetni a kollégákkal, hogy legközelebb már menni fog, ne térjünk vissza az Excel táblázathoz.”

Az SPP lényegét a projektmenedzser úgy fogalmazza meg, hogy ezáltal tudják biztosítani a partnereik számára a legmagasabb színvonalú szolgáltatást. „Mi a Lexus szintjének megfelelő munkát akarunk kiadni a kezünkből, és ezt a célt ezzel az eszközzel meg tudjuk teremteni. Gyorsabb, pontosabb, szabályozottabb és jobban dokumentált beruházások” – így foglalja össze az eredményt Lengyel Balázs. „Az építőipar egy rendkívül képlékeny terület.

Mi viszont szerettük volna megszüntetni az olyan napi szinten megjelenő anomáliákat, mint amikor valaki nem tud egy tervről, nem kapta meg ezt az emlékeztetőt, vagy nem tud egy adott hibáról.”

Nekik sikerült megoldani a jogosultságok dilemmáját

Az SPP első nagy egységet a projektmodul adja, amiben a beruházás alapadatai, szerződései és kontaktjai szerepelnek. A rendszer többi modulja sorban egymás után alakult ki - hibakezelő, jegyzőkönyvkezelő, tervkezelő, file-kezelő - , ám ezek részletezése előtt egy kulcskérdésre térünk ki. Ahogy a BIM kérdéskörében is megszokhattuk, ebben a fejlesztésben is komoly fejtörést okozott a jogosultságok kezelése. „Ez egy ingoványos terület volt, főleg azért, mert eleinte úgy alakítottuk, hogy mindenki minél könnyebben tudjon adni hozzáférést egyéneknek, csoportoknak vagy akár cég szinten. Az egyszerűsítések túl messzire jutottak, előfordult például, hogy keresztjogosultságok kerültek be a rendszerbe, ezzel kizártunk szereplőket akaratlanul egy-egy projektről.”

Az adatbiztonság érdekében 2013-ban mindent elölről kezdtek a jogosultságok terén.

„Egy olyan rendszert építettünk ki, aminek megmaradt a rugalmassága és gyorsasága, viszont már csak projektre szabva lehet benne jogosultságot adni.” A rendszer további előnye, hogy pillanatok alatt megállapítható bármelyik szereplőről, hogy mihez van hozzáférése.

A gyorsaságot az is segíti, hogy amikor egy szereplő belép a projektbe, a szerepének megfelelően kap egy induló hozzáférést a különböző adatokhoz, amit aztán lehet igény szerint finomítani. „Ha például egy generálkivitelező belép a projektbe, a rendszertől automatikusan kap egy viszonylag szigorú, de biztonságos hozzáférési specifikációt, ami a generálkivitelezőknek jár. Nyilván másfajta alaphozzáférést kap egy tervező és egy műszaki ellenőr; de a lényeg az, hogy ha az új szereplő felvételekor használjuk ezt a sablont, akkor nagy hibák nem lesznek.”

A magyar nyelv kibúvókat ad, erre is megvan a válasz

További jelentős eleme az SPP-nek a jegyzőkönyvvezető modul. A jegyzőkönyveknél a projektmenedzser azt az alapgondot jelöli meg, hogy ezerféleképp csinálják a különböző cégek, továbbá senki sem olvassa el a terjedelme miatt. „Vagy megjegyzi úgy, hogy kiírja magának, vagy nem jegyzi meg, és akkor nem történik semmi.” A Spányi Partners Zrt. rendszere ezzel szemben a heti kooperációkat lezáró jegyzőkönyveknek ad egy sablont úgy, hogy minden egyes jegyzőkönyvhöz pontos határidőket és felelősöket rendel.

A jegyzőkönyv zárása ráadásul minden résztvevő számára generál egy automatikus emailt. „A levélben ki van listázva a címzett számára az őt érintő összes feladat arra a hétre. Maga a terjedelmes jegyzőkönyv pedig csatolmányként jelenik meg, amit sokesetben nem olvasnak el a szereplők.”

Hozzáteszi, a jegyzőkönyv vezetését tanulni kell. „

A bejegyzésnek világosnak, egyértelműnek, rövidnek kell lennie. Azt szoktuk tanítani a kollégáinknak, hogy úgy kell fogalmazni, hogy könnyen le lehessen fordítani szótár nélkül idegen nyelvre.

Ebben az esetben nem kerülnek bele körmondatok, vagy olyan szövegrészek, amiket így is vagy úgy is lehet érteni.” További fontos szempont, hogy időtávban is belátható feladatot kell kijelölni a jegyzőkönyvben, mert a távlati elemek halmozódnak és elfelejtődnek.

Abba is belelátnak, hogy ki mennyire aktív

A folyamatok követhetőségét legalább ekkora mértékben szolgálja az úgynevezett megosztási modul. „A hagyományos adatküldő eszközökhöz képest abban tud többet, hogy bármikor meg tudjuk nézni, az általunk feltett anyagot ki töltötte le, mikor és hányszor. Nincs mellébeszélés.” Utóbbi megjegyzésével Lengyel Balázs arra utal, hogy sokan az utolsó pillanatig halogatják egy-egy feladat elvégzését.

Az eszköz leginkább a Spányi Partners Zrt. által vezényelt tendereknél hasznos, ugyanis általa nyomon tudják követni az ajánlattevőket. „Nagyon fontos, hogy lássuk, mert a mai kapacitáshiányban gyakorlatilag könyörögni kell egy-egy ajánlatért. Ha látjuk, hogy valaki két napig nem tölti le, fel tudjuk hívni erre hivatkozva.

Mi nem engedhetjük meg azt, hogy az építtetőnek ne legyen széles választási lehetősége az ajánlatok között.”
 

Nagyon nem mindegy, melyik terv kerül a brigádvezető kezébe

Az SPP rendszerének az egyik legjelentősebb eleme a tervkezelő. „Egy projekt során sok száz tervlapot adnak ki, amik folyamatosan változnak a különböző fázisokban. Ezek közel felét a beruházói igény okozza, de egy technológiai ötlet, egy tervhiba, egy jobb termék, egy olcsóbb megoldás is hozhat változást.”

A tervkezelő azért szükséges, mert az építkezés folyamán általában kérdéses, hogy éppen melyik terv van érvényben. „Kint az építési területen kulcsfontosságú, hogy az adott brigádból az az ember, akinek eszköze és tudása van a terv értelmezésére, az aktuális tervet tartsa a kezében! Ehhez annyit kell tennie, hogy fellép a tervkezelőre, és megnézi a rá vonatkozó felületeket.” Mindezt az is segíti, hogy a terv frissülésekor az érintett elektronikus értesítést kap. A tervkezelő azt is biztosítja, hogy amikor egy sok gigabájtnyi új tervcsomagot kiadnak, akkor csak az új elemeket juttatja el az érintettekhez.

Megvan az alap a gyors és célirányos hibajavításhoz

Az építkezések folyamatában és az átadáshoz közeledve is egyre nagyobb jelentőséggel bír a hibák megfelelő kezelése. Nem véletlen, hogy az SPP-ben a minőségellenőrzési modul elsőként épült ki. A hagyományos eljárásban a hibákat egy Excel táblába vitték be, ahonnan aztán mindenki kikereste a rá vonatkozó adatokat. „Ezzel szemben az SPP az adott helyiség tervrajzához kapcsolja a fotókat és a rámondással rögzített hibát. A rendszer ugyanakkor azt is megmutatja, hány hiba van egy házon, bármikor készíthetünk specifikus riportokat, akár alvállalkozóra leszűrve.”

A minőségellenőrzési modul lehetőséget ad a gyorsabb, professzionálisabb műszaki ellenőrzésre.

A bejárások során, helyiségszinten van összekötve az épület összes alaprajza, ezzel a fejlesztéssel még senki nem rendelkezik sem a magyar sem a külföldi piacon.

„Elegendő belépni egy helyiségbe, a tableten kiválasztom, hol járok, és layerenként/tervlapfóliánként egyben látom a helyiségben, hogy az álmennyezetben hova kell kerülnie az anemosztátnak, a lámpatestnek, a sprinklerfejnek vagy a tűzjelzőnek.”

A hibariport arra is lehetőséget ad, hogy a már használatban levő épületben egy hiba okát felderítse. „Ha például egy szállodában rendre ugyanott vízfolyás keletkezik, akkor az adatokból kiderülhet, hogy a födémátvezetés hibáját már a projekt közben rögzítették, azonban annak a kijavítása esetleg nem volt megfelelő. Így gyorsan és célirányosan lehet beavatkozni.”

Lengyel Balázs elismeri, egy-egy kivitelező értékelését is el lehet végezni a hibalisták alapján, de szerinte ez inkább csak az alvállalkozókról ad reális képet. „Sokkal inkább saját helyzetünket javítja ez az eszköz. Ha például a megrendelő megkérdezi, hogy ki vannak-e javítva a hibák jöhet-e a műszaki átadás, azonnal pontos képet tudunk adni a válaszban.”
 

A tenderek kezelését is felpörgeti az SPP

A projektmenedzser felhívja rá a figyelmet, hogy az SPP fejlesztésének lényegében soha nem lesz vége. „Ez teljesen természetes egy ilyen eszköz esetében.”

Az SPP egyik jövőbeli fejlesztése a tendereket kezelő modul. Ennek elsősorban a projekt tisztasága, a bizalmas információk védelme és persze a környezetvédelem miatt lesz jelentősége. Az új eszköz ugyanis az eddig postán vagy emailen beküldött, és egyszerre felbontott ajánlatokat elektronikus keretek közt tartja. „A piacon kapható elektronikus tendert nyújtó szolgáltatások túl merevek egy építőipari beruházáshoz.

Ezért ahhoz, hogy egyszerre váljanak ismertté az ajánlatok (kizárva a spekulációt) egy hármas kulcsot alkalmazunk majd, melynek használatát a megrendelő igényeire szabjuk.”

Az eszköz további jelentősége, hogy az ajánlatok ismertté válása után nagyon gyorsan generál majd egy gyors összevetést a megrendelő számára, a legfőbb adatok mentén.
 

Fülön csípik a jogtalan pótmunkázást, és megmérik a teljesítményt

A következő cél az, hogy a rendszernek köszönhető időbeli és pénzbeli megtakarítások mérhetővé váljanak. „Azt nem fogjuk tudni kimutatni, hogy mennyit hozott a jegyzőkönyvek digitalizálása, de például azt igen, hogy hány forintnyi nem jogos pótmunkát takarítottunk meg a megrendelőnek.”

A pótmunka igényeket a kivitelezők arra hivatkozva szokták benyújtani, hogy az építmény egy-egy eleme nem szerepelt a terveken. Az építőiparban az elég gyakran generál több tízmillió forintos utólagos költségeket a megrendelő számára, aminek viszont nem mindig jogos az alapja. „A költségkövetésnek, a jóváhagyásoknak nagyon fontos szerepük van a projekt során” – mutat rá a projektmenedzser. „A változáskövetők ugyanis kiváltanak egy-egy szerződésmódosítást, ezért nagyon szigorú elbírálási rendszerük van. A változáskövető modul ezt a folyamatot fogja rendszerbe foglalni. Megmutatja, kinek mi a feladata és meddig kell azt elvégeznie. Ezután a többi gyerekjáték lesz: egy rendszerezés után egy gombnyomással lehet riportolni, ami megmutatja, hol is tartunk éppen.”

A fent leírtak mellett mérhetővé válik, hogy egy kivitelező mennyi jogos/jogtalan pótmunkát szeretne, a határidőt mennyire tartja be, vagy az, hogy egy jegyzőkönyvben mennyi ideig van bent egy probléma.

„Utóbbiból látni fogjuk, hogy az egyik kivitelező görgeti maga előtt a problémát, míg egy másik a felmerülés után azonnal a megoldásra törekszik.”

Az a jó, ha a szubjektív elemek dönthetnek két ajánlat között

Spányi Partners Zrt. a megrendelő szempontjából a legkedvezőbb kiválasztási metódusra törekszik. A társaság szerint az az ideális, ha a számok és szerződéses feltételek szempontjából három egymáshoz közeli ajánlat közül lehet választani. „Ez esetben ugyanis a szubjektív szempontok tudnak dönteni, amiben akár a cégkultúra és az emberi tulajdonságok is benne vannak.

A két félnek ugyanis akár évekig együtt kell dolgoznia, amihez jó kapcsolatra van szükség.”

Bár sok elem számosíthatóvá válik az SPP által, Lengyel Balázs soha nem jelentené ki ezekre támaszkodva, hogy az ő rendszerük mondjuk 5 vagy 10 százalékos megtakarítást hoz átlagban a megrendelőknek. „Aki ilyet ígér egy házépítésnél vagy bármilyen más projektnél, én azzal nem szeretnék dolgozni, mert egy mérnök szájából ez nem tűnik megalapozottnak. Minden projekt más és más, az csak menet közben fog kiderülni, hogy ennek a módszernek milyen hozadéka lesz. Lehet például, hogy napokat takarítunk meg a hibajavításkor a könnyen beazonosítható dokumentálással, vagy gyorsabban oldunk meg egy problémát a személyre szabott feladatkiosztással.”

A Spányi Partners Zrt. felfogása működőképesnek bizonyult, az általuk fejlesztett rendszer ugyanis népszerű a megrendelők körében. „Sok visszatérő ügyfelünk van, ők szeretik és kérik az SPP használatát; az újaknak pedig általában megtetszik.” Lengyel Balázs hangsúlyozza, ők egy szolgáltatást nyújtanak, ami akkor jó, ha adnak egy plusz élményt. „Hogy mivel? A gördülékeny kommunikációval; azzal, hogy nem egy rettenetesen befeszült állapotban kell nap mint nap dolgozni a projekten; azzal, hogy utólag jó lesz visszagondolni a stresszmentes kivitelezésre.”

Hegedűs Gergely