Így lesz praktikus, sőt hasznot hajtó a kötelező adminisztráció

Az építőipari cégeknél sok esetben még ma is webes cégkapuhasználattal vesződnek, több körön keresztül, folyamatvezérlés nélkül futtatják meg dokumentumaikat a kollégák között, mindent papíron hitelesítenek, és nehezen használható, fizikai irattárakat építenek.

Ez a működési mód sosem fogja úgy garantálni a gyors és megbízható belső ügyintézést, mint amikor mindezt - egy dokumentumkezelő szoftver segítségével - folyamatra fűzik fel.

Íme három dolog, amitől megkímélhetjük cégünket, és főleg saját magunkat, ha fejlesztünk:

• A cégkapu webes használatával járó manuális szortírozás - több felhasználó és sok üzenet esetén - könnyen olyan ügyintézési hibához vezethet, amiből akár egy NAV bírság is lehet.
• A szerződések jóváhagyása és a számlák igazoltatása papír alapon túl sok időt vesz igénybe, elveszhetnek dokumentumok, ami belső konfliktusokat szül, sőt előfordulhat, hogy egy eltűnt számla miatt kötbért kell fizetni.
• Papíron visszakereshetetlen egy nagyobb építési projekt több ezer oldalas dokumentációja. Egy későbbi, garanciális vitánál milliók mehetnek el azon, hogy sikerül-e jól érvelni pl. a korábbi levelezések alapján.

Egyetlen elektronikus folyamat, amely kizárja a hibalehetőségeket

A DMS One dokumentumkezelő rendszere a vállalat cégkapujával gépi kapcsolatban van. Ha pl. egy NAV felszólítás érkezik, azt a szoftver automatikusan letölti a cégkapuról és az illetékes kollégának továbbítja. A dokumentum szükség szerint azonnal elindítható cégen belüli véleményezésre.

Ahogy a szerződésjóváhagyások, számlaigazoltatások esetében is, a szoftver - akár egy korábbi workflow sablon alapján - egymás után fűzi a lépéseket, és mindig annak adja az anyagot, aki éppen következik. A folyamat során keletkező hozzászólások, a kialakuló válasz egyes verziói megmaradnak az elektronikus irattárban, a tartalom pedig kulcsszavakkal is kereshető. A NAV-nak szánt válasz elektronikus aláírása és küldése is elvégezhető a dokumentumkezelő rendszerrel.

A DMS rendszer az építőipari “mindenes”

A dokumentumkezelő rendszert megfelelő jogosultságkezeléssel nagyon sokan használhatják egy vállalaton belül. Jellemzően használják is, hiszen az elektronikus iratadatbázisok a döntéshozatal legfőbb támogatói: hasznosnak bizonyulnak az ártárgyalásokra készülve, az ajánlatok értékelésénél, a projektek beárazásánál vagy ha gyorsan kell valamilyen szerződéses adat, szállítói információ.

Keresse fel honlapunkat és tudjon meg többet!