Az építőipar egyik legkényesebb mozzanatát könnyíti meg ez a szoftver

Aki az építőiparban dolgozik, bizonyára sokszor tapasztalta már, hogy a legtöbbször mennyire összetett és bonyolult munkafolyamatokkal jár egy-egy építési projekt. A mai világban az információáramlás hatékonysága kulcsfontosságú, ennek súlya pedig akár százmilliókban is mérhető. A probléma forrása eredhet a félresiklott kommunikációból, hiszen elfordulhat, hogy a rengeteg e-mailt és dokumentumot már képtelenség nyomon követni, akárcsak azt, hogy ki, milyen fájlokat küldött el és mikor, ebből kifolyólag pedig akár súlyos veszteség is érheti a céget.

Ahogyan arról lapunk már többször beszámolt, a myPlan.cloud szoftvert a fejlesztők elsősorban az építőipai dokumentáció kezelésére találták ki, hogy az előbb említett problémákra megoldást nyújtsanak. A rendszerrel tökéletesen kézben lehet tartani a teljes projekt dokumentációját, annak megálmodásától kezdve a kivitelezés utolsó lépéséig.

Ezúttal a fejlesztő Bit Different Kft. szolgáltatás marketing specialistájával, Teichmann Gergellyel beszélgettünk a szoftver egyik lefontosabb sarokpontja kapcsán: a komplex építőipari projektek során felmerülő jóváhagyási folyamatokról.
 

Többszáz email helyett egyetlen központi felület

Egy óriásprojekt egyben óriási mennyiségű adatállományt is jelent, amelyek mindig sorozatban állnak jóváhagyási teendőkből. Ahhoz, hogy egy munkafolyamat el tudjon indulni, és a következő szintre kerülni, első körben meghatározott személyeknek kell jóváhagyniuk az adott terveket és dokumentumokat. Ilyen esetekben mindig nagyon fontos, hogy az információ eljusson minden szereplőhöz, hiszen óriási kockázattal és felelősséggel jár egy-egy nagy projekt többlépcsős jóváhagyási folyamata.

Itt jön képbe a myPlan.cloud, hiszen sok helyen még mindig többszáz email útján vezetik a hasonló munkafolyamatokat, a szoftver jóváhagyási rendszere pedig ezt kívánja leegyszerűsíteni és könnyen követhetővé tenni: mindig látható, hogy ki, milyen tervet küldött el, töltött fel, kapott meg és mikor.

Egy letisztult, központi felületet biztosít, ahová minden szereplő be tud csatlakozni, és egy helyen látja át az adott jóváhagyási folyamatot.

 

Segít naprakésznek maradni a feladatokkal

Teichmann Gergely kiemelte, az egyszerűség abban nyilvánul meg, hogy a funkciónak köszönhetően elkerülhetők a félreértések, a pótmunkák, vagy akár a tévesen elvégzett feladatok, amelyek akár sok millió forintnyi pluszköltséget is jelenthetnek.

Az egyszerűség több előnnyel is jár:

• kockázatot csökkent,
• időt spórol,
• egyszerűsíti a bonyolult munkafolyamatokat,
• továbbá munkamennyiséget is csökkent, hiszen nem kell órákat tölteni e-mailezéssel.

Sok esetben nehézkessé válhat a nyomon követés, hiszen tegyük fel, hogy emailben érkezik a kérés, és minden résztvevőnek rengeteg a feladata. Ilyen esetben könnyedén elveszhetünk a feladatokban. Ezzel szemben a myPlan.cloud központi felülete emlékeztet, milyen jóváhagyási teendők várnak még.

„Ilyen módon egyszerre funkcionál feladatösszesítőként is, hiszen egy helyen láthatjuk, milyen jóváhagyási teendők várnak, továbbá erről emlékeztetőt is küld a rendszer, amíg a feladatot el nem végezzük.”

Amennyiben pedig az adott jóváhagyást szükséges elutasítani, a rendszer lehetőséget biztosít megjegyzés hozzáfűzéséhez, vagy akár az adott tervrajzon be is lehet karikázni a kifogásolandó részt, ennek köszönhetően pedig minden fél láthatja, mi az, ami korrigálásra szorul.

Akár nemzetközi projekteket is követhet

Ugyanakkor nem csak hazai pályán alkalmazható a rendszer, nemzetközi projektek esetében a myPlan.cloud képes lefordítani az adott szövegeket. Összesen 15 nyelven tud kommunikálni a szoftver, ahol akár kézzel bevitt szövegek fordítására is lehetőség van a zökkenőmentes munka érdekében. Mindemellett a rendszer mobilbarát, így a kivitelezők telefonon, a kivitelezés helyszínén is betekinthetnek saját nyelvükön a legfrissebb tervekbe.

„Ennek feszültségcsökkentő hatása is van, hiszen a külföldi beruházó is láthatja a saját nyelvén, hogyan haladnak a folyamatok” – fejtette ki ennek előnyeit a marketing specialista.

 

Komplex jóváhagyási folyamatok lekezelésére is alkalmas

További hasznos eleme a funkciónak, hogy akár jóváhagyási sémákat is létrehozhatunk, amelyeket a projekt bonyolultságától függően többszintesre is beállíthatunk. Akár egy egyszerűbb egylépcsős, vagy egy komplex feladatról legyen szó több lépcsős jóváhagyással, a szoftver egyaránt egyszerűen kezelhető és átlátható felületet biztosít ezekhez a folyamatokhoz.

Sémáinkat attól függően is létrehozhatjuk, hogy milyen dokumentumtípus jóváhagyására van szükségünk. Az így létrejött sémáinkat akár egy adott mappához is hozzárendelhetjük, ilyen esetben a szoftver a mappához legfrissebben hozzáadott dokumentumokat is csak abban az esetben mutatja jóváhagyottnak, amennyiben a sémán végigment annak a folyamata.

A szoftverrel tehát

• a megfelelő jogosultsággal másodpercre pontosan látjuk a dokumentumok feltöltésének és megtekintésének idejét,
• a legfrissebb revíziókról az arra jogosultak automatikus értesítést is kapnak, ezáltal senki nem fog elavult tervekből dolgozni,
• a korábbi verziókat pedig lehetőségünk van összehasonlítani, továbbá nyomon követni a változásokat.

 

A szoftver sikere mögött a cég szakmai tapasztalata áll

A marketing specialistát arról is megkérdeztük, hogyan alkották meg ezt az összetett rendszert, és minek köszönhető, hogy ilyen mélyen bele látnak az építőipari projektek működésébe. Teichmann Gergely elmondta, a myPlan.cloud hátterében nemcsak egy sikeres fejlesztő csapat áll, hanem eredetileg egy közepes méretű villamospari cégből, a Ham-Bau Kft.-ből indult a vállalkozás, a szoftver kifejlesztésébe pedig egy belső igény miatt kezdett bele a cég. A funkciók fejlesztése során hamar sikeresnek bizonyult a program, amelyre a cég partnereitől is számos pozitív visszajelzés érkezett, így végül egy felhő alapú rendszerré építették át, megalapították a Bit Different Kft.-t, és elkezdték értékesíteni a szoftvert. Kifejtette

„A mindennapi felmerülő problémáink kezeléséhez szükségünk volt egy megfelelő szoftverre, de akkoriban még nem állt ilyen rendelkezésünkre. Ekkor vetődött fel az ötlet, hogy magunk alkotjuk meg azt a rendszert, melynek funkciói kifejezetten az építőiparban jelentkező feladataink menedzselésére szolgál. Célunk egy olyan felület létrehozása volt, ahol mindenki számára egy helyen elérhetővé és egyszerűen kezelhetővé válnak az összetett munkafolyamataink.”

A rendelkezésre álló szakmai tudás és tapasztalat lehetővé tette tehát, hogy megszülethessen a lehető legegyszerűbb és célravezetőbb felhasználói felületet, amelyet nemcsak a tervezők, hanem akár a kivitelezés helyszínén dolgozó kollégák is könnyedén megértenek.

Folyamatosan bővülő funkciók, mégis egyszerű és átlátható marad

Végezetül fontos szempontként emelte ki a specialista azt is, hogy ügyfeleiktől mindig várják az újabb javaslatokat. Ennek érdekében a mindennapi igényekre és gyakorlatokra folyamatosan új funkciókkal bővítik a szoftvert, ugyanakkor a program egyszerűségének megtartására is kiemelt figyelmet fordítanak. Teichmann Gergely összegzésképpen kiemelte,

„Létezik már egyszerűbb megoldás az emailek és az Excel táblák helyett, így úgy gondolom, érdemes haladni a korral, és új szoftvereket alkalmazni, hiszen ezáltal akár egyszerűbbé válhat a munkavégzés, illetve időt és pénzt spórolhatunk vele. Mindemellett nincs veszteni való, hiszen a szoftverhez 30 napos pénzvisszafizetési garancia is jár, így nincsen kockázat.”