Lehetetlennek tűnt a küldetés, a Merkbau egy innovatív eszközzel válaszolt

Áprilisban lesz kétéves a Merkbau Zrt. belső kommunikációs rendszere, a MerkMondó. A vállalat digitális platformja a hivatalos HR-üzenetek közlésén jócskán túllépve széleskörű lehetőséget biztosít a vállalat számára, interaktív párbeszédet teremtve a cég különböző szereplői között. A magyar építőiparba elsőként a Merkbau által behozott eszközről Knáb Anita HR-vezetővel, illetve Torma Szabolcs marketing és PR-vezetővel beszélgettünk.

A MerkMan és a MerkMondó nem csak a Merkbaunak hozott fejlődést

A Merkbaunál 2015 óta tevékenykedő Knáb Anita már évekkel ezelőtt felfigyelt a magyar cég által kifejlesztett Blue Colibri rendszerre a különböző HR-konferenciákon. „Ugyanakkor még korainak éreztem volna a bevezetését a Merkbau akkori fejlődési fázisában” – árulta el a vezető, aki az eszköz bevezetését végül 2019 végén tette be a következő éves HR-tervbe, amire a cégvezetés rá is bólintott.

Bár több szolgáltató termékét is tesztelték, végül a Blue Colibri mellett döntöttek, ez alapján 2020 áprilisában indult el a vállalat új belső kommunikációja: a MerkMan logóval kiegészített platform a MerkMondó nevet kapta.

Knáb Anita szavaiból az is kiderült, hogy a magyar építőiparban egyelőre nem jellemző a belső kommunikáció ilyen szintű digitalizálása: „Az ágazatban mi voltunk az első olyan cég, amelyik a Blue Colibrit bevezette, azóta ugyanakkor már mások is megtették ezt.”

A Merkbaut 2016 óta erősítő Torma Szabolcs hozzátette, a 10-15 földrajzi ponton működő Merkbau cégcsoport lefedése Blue Colibrinak is nagy kihívás volt. „Mivel a Merkbau volt az első építőipari partnerük, a kapcsolat mindkét vállalatnak kölcsönös fejlődést hozott.”

 

Miről szól a Blue Colibri?

A 2019 februárjában magyar fiatalok által alapított Blue Colibri egy HR tanácsadással foglalkozó cégből nőtte ki magát, így jól ismeri a piac és a HR-esek kihívásait. Alapítói azt tapasztalták, hogy nincsenek jól működő, digitális eszközök a munkavállalók tájékoztatására. Ezt a hiányt orvosolva alkották meg a cég nevével ellátott terméket, amely kétirányú, transzparens kommunikációt biztosít, iparágtól és cégmérettől függetlenül. Eredetileg olyan vállalatoknak alkották az eszközt, ahol vannak „non-desk” munkavállalók, akik nem rendelkeznek email címmel, vagy nem ülnek folyamatosan a számítógépjük előtt, de mára bebizonyosodott, hogy bármilyen szervezetnek segíthet a Blue Colibri. A termék kezdetben a belső kommunikációs funkciókra fókuszált, azonban a visszajelzésekre támaszkodva most már négy pillére van az applikációnak: belső kommunikáció, edukáció és onboarding, adminisztráció, elköteleződés. Ezekhez a területekhez kapcsolódóan több, mint 30 különböző funkciót kínál a Blue Colibri, amely 16 nyelven érhető el. A szóban forgó appot jelenleg több, mint 80 vállalat közel 70.000 munkavállalója használja a legkülönbözőbb iparágakból. A társaság a szoftverfejlesztés mellett belső kommunikációs tanácsadással is foglalkozik.

Verejtékes út, komoly eredményekkel

A két vezető azt sem titkolta el, hogy a számos hozadékot adó digitális platform bevezetése komoly erőfeszítésekkel járt. „A 2020-as elindulásnál a korábbi hírlevél megszűnt, és az olvasóit automatikusan áthívtuk a MerkMondó felületre. Ezzel azonban még csak a szellemi dolgozóink lettek aktív felhasználók” – emlékezett vissza Knáb Anita. „A fizikai dolgozók elérése ugyanakkor továbbra is nagy kihívás maradt. Még ma sem százszázalékos a lefedettségünk, viszont két év alatt eljutottunk oda, hogy a fizikai dolgozók 72 százaléka felhasználóvá vált, míg a szellemieknél 100 százalékos a lefedettség. A teljes cégcsoport lefedettsége 85 százalékos.”

A feliratkozást többek közt nyereményjátékokkal is ösztönözték, de a döntő áttörést az hozta, hogy egy idő után már csak ezen a felületen lehetett elérni a juttatásokhoz szükséges dokumentumokat. „Ez egy verejtékes út, és a számok még hagyhatnak bennünk hiányérzetet,

de ha azt nézzük, hogy két éve a lefedettség a fizikai dolgozóknál még nulla százalékos volt, a szoftver óriási eredményeket hozott.”

Torma Szabolcs kiegészítette, a folyamatot gyorsítja, hogy az élet más területein is felgyorsult a digitalizáció: „Elég csak arra gondolni, hogy ma már egyre többen vesznek telefonról buszjegyet.” E tényező miatt szerinte éveken belül százszázalékos lesz a lefedettség a MerkMondónál.

A munkavállalói jólét is lökést kapott a MerkMondó által

Miközben van számos marketingeleme is, a Merkbau digitális platformja leginkább a HR-hez köthető, miután a cég hivatalos belső kommunikációja itt zajlik. „Többek közt a szervezeti változások, belépők-kilépők bemutatása is itt történik meg. Ezen kívül bármilyen infó a juttatásainkról, rendezvényekről és egyéb vállalati hírek is itt érkeznek meg” – jelezte Torma Szabolcs.

Fontos visszajelzésnek számít a HR és a marketing számára, hogy a MerkMondóba felkerülő híreknek az olvasottságát is látják. „Az látszik, hogy a korábbi hírlevélben is közölt alapinfóknak – például egy új kolléga érkezése, egy szervezeti változás vagy egy juttatás híre – kiemelkedő az olvasottságuk” – árulta el Knáb Anita.

Ugyanakkor a MerkMondó lehetővé tette, hogy nagyobb teret tudnak adni az olyan kiegészítő témáknak, mint például a sport, egészséges táplálkozás, egészségügy. „Nem véletlen, hogy a tavalyi kiemelt CSR-témánk a well-being, azaz a munkavállalói jólét volt, és eköré számos ismeretterjesztő cikket írt és eseményt szervezett a CSR-csapat. A MerkMondó felület ennek is teret adott a COVID alatt, amikor a személyes programok száma megcsappant.” Knáb Anita hozzátette, ezen hírek elolvasása fakultatív, de a lehetőség mindenki számára adott, hogy tájékozódjon és részt vegyen ezen eseményeken. „Fontos, hogy immáron tudjuk mérni, hogy egy-egy ilyen hír mennyire érdekli a kollégákat.”

Az e-learning mellett a receptcsere is itt szerveződik

Mára a belső digitális platform túlmutat a belső kommunikáción, ugyanis többek közt egy e-learning felületet is beépítettek  a MerkMondóba. „Ennek köszönhetően ide tereljük át a cégbemutató videókat, a munkavédelmi oktatást és minden egyéb oktatási anyagot, amit egy új belépő azonnal meg tud nézni és infókat gyűjteni” – mondta el Knáb Anita.

Emellett immár közösségi felületként is szolgál a Merkmondó, hiszen a Facebook-csoportok mintájára a kollégák a közösségek funkcióval tematikus csoportokat tudnak létrehozni benne: „Többek közt a receptcsere, a bowling vagy az adok-veszek témakörben is zajlik eszmecsere” – jelezte Torma Szabolcs.

A marketingvezető a fenti eredményeknek azt a hozadékát emelte ki, hogy a munkahelyi kommunikáció immár több irányúvá vált. „Nem csak mi kommunikálunk a dolgozók felé, hanem ők is egymással.”

Torma Szabolcs arra is kitért, hogy szintén a személyes kapcsolatépítést segítve tavaly egy sorozat futott le a MerkMondón arról, hogy kinek milyen hobbija van a munka mellett.

„Hihetetlen érdekességek derültek ki, van olyan kollégánk például, aki szabadidejében focibíró, műkörmös tevékenységet folytat, de olyan kolléga is van, aki a tánc szeretetéről vagy a túrázásról írt egy cikket.”

Már nem kell táblázatokat böngészni a szűrőakciókhoz és a szülinapokhoz

Szintén fontos funkció a Merkmondó csetfelülete, amely által többek közt az email címmel nem rendelkező fizikai dolgozók is tudnak írni üzenetet például a munkaügyes vagy a HR-es kollégáiknak, kérve mondjuk egy hivatalos papírt.

További számos menüpontja van a rendszernek, amelyek közül a foglalások menüpontját emelte ki Knáb Anita: „Ennek segítségével tavaly a well-being jegyében nagyon sok szűrőprogramot szerveztünk. Korábban ezeket excel táblákkal intéztük, ami sokkal körülményesebb volt.” Szavaiból kiderült, hogy ezzel együtt még mindig rengeteg kihasználatlan menüpontja van a Blue Colibri programjának.

Egy további segítséget abban is ad a rendszer, hogy a Merkbaunál hagyományosnak számító születésnapi köszöntéseket immár nem egy excel tábla alapján kell menedzselnie az illetékes kolléganőnek, ehelyett a MerkMondó automatikusan küldi a köszöntést. „Ugyanígy segíti a jubiláló kollégák megünneplését: minden évben a forduló napján egy felugró ablakban kap gratulációt az érintett munkatársunk” – mondja el Knáb Anita.  

Számos szempontot érvényesítő finomhangolás zajlik

Knáb Anita rámutatott, a rendszer finomhangolása még mindig tart. „Még mindig tanuljuk, hogy milyen időközönként írjunk, és hogyan szegmentáljuk a tartalmakat a megfelelő célcsoportnak.” A hírek olvasottságáról havonta-kéthavonta jelentéseket kapnak, hogy a cégcsoport különböző területein mekkora a felhasználók aránya. „Ha látjuk, hogy valahol alacsonyabb a felhasználás, akkor azt jelezzük az érintett vezetőnek, illetve folyamatosan igyekszünk reagálni különféle akciókkal."

A MerkMondó a kommunikáció gyorsaságát is fejlesztette. „Korábban heti egy hírlevelünk volt, most ahogy felmerül, kiküldjük a témát, a dolgozók pedig azonnal kapják róla a telefonjukra az értesítést”

– emelte ki Knáb Anita. Ugyanakkor arra is figyelnek, hogy a hírek egyenletes mennyiségben érkezzenek a dolgozók által látható felületre. „Ami fontos és sürgős, az természetesen azonnal kimegy, a kevésbé fontos hírekkel, mondjuk egy kupakgyűjtési akcióval, viszont lehet sakkozni, hogy ne érkezzen egyszerre túl sok hír” – fejtette ki Torma Szabolcs.

A szelektált híráramlás alapja is megteremtődött

Mindketten hangsúlyozzák, amikor korábban egyetlen, mindenki által megkapott hírlevélben volt beömlesztve az összes téma, akkor sok esetben túl sok információ ért egy-egy embert. „Az eladó Opel Astráról például olyanok értesültek, akiket nem feltétlenül érdekelt” – mutatott be egy példát Torma Szabolcs.

Azóta viszont a Blue Colibri megteremtette a lehetőséget a szűrésre. „Ma már az Opel Astra híre az adok-veszek csoportba kerül, amit bárki bármikor megnézhet, ha érdekli.” Hasonló példa, hogy a dolgozók gyerekei közt versenyt hirdettek a leglátványosabb farsangi jelmezekre, amit csak a gyerekes kollégáknak küldtek ki. „A végeredmény képeit ugyanakkor már mindenki megkapta” – tette hozzá Knáb Anita.  

Semmivel sem bonyolultabb, mint egy Facebook

Ahogy az fentebb is kiderült, a Merkmondót szolgáltató Blue Colibri nyitott a folyamatos megújulásra, így kiváló partnere a szintén innovatív gondolkodású Merkbaunak. „Előfordult már, hogy egy megfogalmazott igény szerint fejlesztett a szolgáltató, ilyen volt például a Cafetériát nyilatkoztató modul. De hasonló lépésnek számít a teljesítményértékelő eszköz.” Knáb Anita aláhúzta, amióta leszerződtek a vállalattal, azóta mintegy tíz új elem jelent meg a szoftverben.

Mára az eszköz annyira fontos része a vállalat mindennapjainak, hogy az új belépők az első napjukon megkapják az elérését és hozzá egy játékos formájú használati útmutatót. Ezzel együtt Torma Szabolcs elárulta, a mai napig előfordul, hogy felvetődnek javaslatok a papíralapú cégújság létrehozására. „Ez azonban teljes mértékben szembe menne a vállalat alapelveivel: a teljes digitalizációval, innovációval és a környezetvédelemmel.” Knáb Anita a rendszer egyszerűségét is érvként emelte ki: „Semmivel sem bonyolultabb, mint egy Facebook használata, és ugyanúgy letölthető a telefonra.”

A kétéves évfordulóját április 1-én betöltő MerkMondó a jelentőségét zárásként így összegezte a HR-vezető

„Sokkal több embert érünk el, mint korábban, sokkal strukturáltabb és célzottabb a kommunikáció. Kinyílt általa a világ, számos témában tudunk üzeneteket küldeni, és ugyanezt meg tudják tenni a munkatársaink is.”